パソコンでの名刺管理は検索機能が充実
電話帳から、該当する人であったり会社を探すのは大変です。まず頭文字を探して、同じ名前を探すことになります。珍しい名前であればそれほど件数はありませんが、よくある名前だと探すのが大変になります。細かい文字ですから間違えることもあるのです。自分の目で探すというのが非常に大変だということが分かります。これが何らの作業ということになると、非常に無駄な時間を過ごしてしまうことになります。このようなことがないようにしなければいけません。会社において、上司からある取引先に行くことを告げられました。急なことでしたが、すぐに担当者を調べる必要がありました。何も管理をしていなければ、ファイルの中から1枚ずつ探す必要があります。複数人ということになると全て探すのに時間がかかることになります。場合によっては、誰かに手伝ってもらって探さなければいけないということがあるかもしれません。まだ慣れていないという時は、このようなことになってしまうのです。
そういうことにならないように、名刺をもらったら、パソコンを用いて名刺管理をしておくようにします。そうしておけば、必要に応じて抽出などが出来ることになります。あるシステムにおいては、いろいろな検索方法があるということでした。会社名から、氏名から、登録日から検索することが可能です。会社名ははっきりしないけれども、登録した日付を覚えていたということで、検索できるかもしれません。多方面から行えるのが良い仕組みになります。